Kompetenzzentrum für: Personalauswahl

Personalauswahl für Anfänger

Ein Leser wünscht sich was. Nämlich eine Checkliste, um Bewerber zu prüfen:

"Die Stelle im Verwaltungsapparat wird von der Gemeindeführung ausgeschrieben. Ich habe die Möglichkeit, bei der Auswahl dabeizusein und möchte natürlich eine faire Vergabe, die mittels einer Checkliste, die für alle Bewerber gleich ist, am besten gewährleistet wäre.
Voraussetzungen: EDV-Kenntnis, Umgang mit Menschen d.h. Hilfestellung in allen Fragen wie Behördeneinreichungen, für Unterstützungen, Kindergeld, Sozialhilfe etc. Gute Allgemeinbildung, damit den Bürgern jemand zur Verfügung steht, der sich der Sachen annimmt, und damit gleichzeitig eine Kraft eingestellt wird, die nicht nur den "sicheren Beamtenjob" sucht, sondern mit Begeisterung auch in die Gemeindestube Schwung bringt."

Checklisten, das sind nicht nur Werkzeuge der Prüfer, sondern auch Rettungsanker für Frühalzheimer wie mich. Vorausgesetzt, diese Aufschriebe sind schnell zur Hand, wenn man sie braucht. Ich selbst sollte zu jeder Checkliste gleich die Verlustmeldung schreiben. Denn ich erinnere mich zwar meist, dass ich ein Blatt angelegt habe. Aber auftauchen tut es erst nach dem Ereignis, für das ich es einmal verfasst hatte.

Ganz verschwunden, wohl beim Übergang von einem Apple Mac zum nächsten, ist meine Handreichung für eine Non-Profit-Organisation, die ihren Verwaltungsapparat vergrößern wollte. Doch an meine guten alten Ratschläge erinnere ich mich noch:

Du sollst nicht den Bewerberkopf vollquasseln.

Manche Leute tun‘s, weil ihnen ihre Firma/Organisation eine echte Herzenssache ist. Und weil mit dem Bewerber endlich einer gegenüber sitzt, der wohlwollend zuhört. Andere werben mit Worten und fluten das Herz des Bewerbers. Wieder andere geben sich als Anhänger der neuen Aufrichtigkeit und möchten, dass der Kandidat alles erfährt. Hab ich eine Kategorie vergessen? Die Stuhlrutscher. Denen ist die unsymmetrische Gesprächskonstellation insgesamt peinlich. Da berichten sie eher ungefragt selbst, als andere auszufragen.

Der Bewerber kann ein Kunde werden. Ein Konkurrent. Ein Feind. Ein Multiplikator von internen oder heiklen Informationen. Deshalb nur so viel Information herausgeben wie notwendig. Und die so nett verpacken, wie man es schafft.

Du sollst weder Deine Leute noch Dein Haus anschwärzen.

Unfassbar, was Bewerber alles hören, die Einzelgespräche mit künftigen Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen führen. Nicht der kommende Neue, nur ein möglicher neuer Kollege stellt sich zum Interview. Man muss ihn nicht schon in dieser Phase über Kriegsparteien und Grabenkämpfe einweisen oder gleich für die eigene Fraktion anwerben wollen.
Dickdarmtauchen in dieser Phase ist allemal vergebliche Liebesmüh.

Du sollst den Kandidaten anrufen.

Ein gut geführtes Vorabgespräch und man kann manchem Kandidaten die Anreise ersparen. Telefonische Sondierungen sparen Zeit und Kosten.

Kleiner Reaktionstest: Zu einer Zeit anläuten, wenn einer nicht zu Hause ist. Und eine Nachricht hinterlassen, dass er zurückrufen möchte. Mal hören, ob und wie prompt der Rückruf erfolgt.

Du sollst vorab eine kleine Aufgabe stellen.

Aussagefähiges Informationsmaterial zuschicken. Bitten, dass man sich die Web Site genau anschaut. Sich über die Produkte und Leistungen sachkundig macht.

Vorteil: Da kommen oft verwertbare Kommentare und Tipps. Nachteil: Da kommt oft gar nichts. Das ist dann nicht so gut. Für den Bewerber.

Du sollst nicht glauben, dass Du das Kandidatenfeld bereits abgefischt hast.

Eine Vakanz nicht zu füllen, ist nicht gut. Eine Vakanz mit dem Falschen zu füllen, das ist gar nicht gut.

Einige Tipps zu diesem Thema: 1. Je mehr Leute man kennt, desto mehr können einem bei der Personalauswahl weiterhelfen. - Kontakte nutzen! 2. Engagierte Mitarbeiter sind natürliche Headhunter. - Anreize geben! 3. Angebote lassen sich immer noch weiter streuen. - Größere Netze auswerfen! 4. Es gibt immer Orte (virtuelle wie reale), wo sich Kandidaten tummeln wie Karpfen im Teich. - Gute Leute muss man abholen!.

Du sollst genau wissen, was Du brauchst.

Ich denke dabei ausdrücklich nicht an die Personaler, die laut seufzten und matt bemerkten: „Herr Winkler, was sollen wir nur mit Ihnen anfangen?"

Während der Verhandlungen passen zwar manchmal die beteiligten Parteien eine Jobbeschreibung an die Skills des Bewerbers neu an – meist, weil der mehr bringt, als erwartet und deshalb einen Platz verdient, wo er sich zum Nutzen der Organisation entfalten kann.

Wer Stellen ausschreibt und vergibt, ohne Personalexperten in Anspruch zu nehmen, der benötigt aber einen vollständigen Katalog der Anforderungen und Wünsche. Allein macht schreibt man den nur, wenn man für sein Solo-Unternehmen den allerersten Mitarbeiter heuern möchte. Ansonsten holt man Rat ein bei allen, die mit der Stelle zu tun haben.

Checkliste Personalauswahl

Die folgende Checkliste ist eine Handreichung für Personalamateure, die an Auswahlverfahren teilnehmen oder sie leiten. Manche Punkte lassen sich als Fragen formulieren. Für andere muss man genau hinschauen und hinhören.

Last Minute Regeln
Kehren Sie nicht den Boss raus
Halten Sie Blickkontakt
Seien Sie freundlich
Unterstreichen Sie 3. durch ein Lächeln

Jede Stellenausschreibung verlangt Ihre eigenen Anforderungskatalog. Jeder Gesprächsfahrplan gehört auf die Besonderheiten der Stelle angepasst.

Persönliche Verhältnisse, Ziele

Warum gerade für diese Stelle beworben?

Berufliche Ziele in den nächsten zwei Jahren
Private Ziele in naher Zukunft
Ganztätig verfügbar?
Kinder? Alter der Kinder?
Alleinerziehend? (Wie kann man das als Arbeitgeber erleichtern?)
Interesse an langfristiger, stabiler Tätigkeit?

Berufliche Laufbahn

Verwaltungserfahrung?
Entsprechende Ausbildung?
Ähnliche Tätigkeiten?

Lücken im Lebenslauf?
Welche? Wie erklärt?
Häufiger Stellenwechsel?
Fehlende Arbeitszeugnisse?
Letzter Job im Vergleich zum ausgeschriebenen:
- logischer Aufstieg?
- ebenbürtig?
- besser? Warum dann jetzt beworben?
Werden letzte Jobs, Mitarbeiter, Vorgesetzte negativ beschrieben?
Werden Anforderungen, Aufgaben des letzten Jobs einleuchtend dargestellt?

Kenntnisse, Fertigkeiten

Maschinenschreiben?
Fremdsprachenkenntnisse
Officekommunikation
Betriebssysteme
MS Office/Word
Datenbanken (Dateneingabe/Datenpflege)
E-Mail
Office-Erfahrung
Posteingang/-ausgang
Terminkalender
Korrespondenz
Formulare, Listen, Auswertungsbögen
erstellen/einsetzen/auswerten
Ressourcenbeschaffung/-verwaltung
Ablage
Urlaubsplanung koordinieren
Abrechnungen
Besprechungen, Meetings, Konferenzen organisieren
Telefon
Telefonanlagen bedienen
gute Telefonstimme?
Besucherverkehr, Kontakt
angemessenes Sprachniveau?
Fähigkeit, zuzuhören?
Rasche Auffassungsgabe?
zuvorkommendes, liebenswürdiges Auftreten?
Problemlösepotential?

Persönlicher Eindruck

Kleidung, Frisur, Körperlichkeit
wäre das die adäquate Arbeitskleidung?
Haare, Finger gepflegt?
Schuhe sauber?
körperlich fit für Schreibtischjob?
Anzeichen für Beeinträchtigungen?
Anzeichen für Alkohol-, Drogenmißbrauch?

Persönliche Eigenschaften
Offenheit:
vertrauensselig/naiv/angemessen/ verschlossen
Auftreten:
anbiedernd/unangemessen selbstbewußt schüchtern/ängstlich
Auftreten gegenüber Klienten/Besuchern (s.o.)
Auftreten gegenüber Kollegen
Ehrlichkeit:
Was lässt darauf schließen?
Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit
Was lässt darauf schließen?
Berechnend? Auf Vorteil aus?
Kommunikative Fähigkeiten:
Quasselstrippe? Ich-bezogen? Eingeschüchtert?
Engagement, Leistungsbereitschaft:
Bereits bewiesen? Wo?

Stärken

Ehrenamtliches, soziales Engagement?
Mitgliedschaften?
Aktiv am Gemeindeleben beteiligt?

Was sind die größten Stärken? (Selbstaussage)

Was sind die größten Stärken? (aus Beobachtung während des Interviews)

Was wird/könnte zu Problemen führen?

Sonstiges

Wer könnte weiter Auskunft geben?

Gehalt/Vergütung
Irgendwelche Sonderwünsche? Einschränkungen?

Was hat der Bewerber, was die anderen nicht haben?
Was fehlt?
Förderungswürdige Aspekte, sozialer Bonus?

Stellen Sie sich einen Arbeitstag in der neuen Umgebung vor. Können Sie den Kandidaten sehen? In der Interaktion mit Klienten, Kollegen, Vorgesetzten?
Stellen Sie sich vor, Sie unternehmen mit einem Team eine lange und nicht ungefährliche Expedition. Würden Sie den Kandidaten mitnehmen?

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